Bedrijfsvoering

Zoals in de inleiding is aangegeven zal er per thema uit de strategische bedrijfsvoeringsagenda een toelichting worden gegeven.

Werken 3.0
De organisatie merkt momenteel dat door de coronacrisis, wat betreft digitaal- en thuiswerken, er veel mogelijk is. We willen de lessen die we geleerd hebben en voordelen van het thuiswerken in coronatijd behouden. Daarom werken we uit hoe; 'werken 3.0' er uit kan zien voor ons en wat dit betekent voor de werk- en managementstijl, ICT, dienstverlening en huisvesting. We trekken hierin ook op met andere grote werkgevers uit de stad. In 2021 vertalen we deze visie op 'Het Nieuwe Werken 3.0' in concrete acties, met als doel om medewerkers op een gezonde en toekomstbestendige manier te faciliteren bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Onderdeel hiervan is de vernieuwing van het ontmoetings- en dienstverleningsbeleid waarmee we een diversiteit aan structurele, incidentele en fysieke en virtuele ontmoetingen faciliteren.

Interne verrekeningen
Binnen de organisatie hanteren we een vaste kern aan medewerkers en een interne flexibele schil. Waar nodig wordt extern kennis, kunde of capaciteit ingehuurd. De interne flexibele schil wordt intern verrekend. Hiermee is er een prikkel om enkel gebruik te maken van de interne flexibele schil als dat echt nodig is.
De interne verrekening brengt ook administratieve lasten met zich mee. Uren moeten worden geschreven, gefactureerd, geadministreerd, et cetera.
In 2020 zijn we begonnen met verkennen hoe we de interne verrekeningen kunnen minimaliseren. Een goede verdeling tussen capaciteit en noodzakelijkheid is hierbij van belang. In 2021 ronden we dit onderzoek af en bepalen we in hoeverre interne verrekeningen kunnen worden geschrapt of worden verminderd.

Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording
Bij het verslagjaar 2021 dient het college zich te verantwoorden over de naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van financiële beheershandelingen door middel van een rechtmatigheidsverantwoording. Nu geeft de accountant zelf nog een verklaring over de rechtmatigheid, vanaf het verslagjaar 2021 beoordeelt de accountant de getrouwheid van de verklaring van het college. De belangrijkste uitdaging is om de rechtmatigheid zodanig aantoonbaar te maken dat de accountant ook in staat is zich een oordeel te vormen. Er is een plan van aanpak vastgesteld om Utrecht voor te bereiden op deze wijziging. Het jaar 2021 staat in het teken van het implementeren van de maatregelen die nodig zijn.

Bemensen van de Utrechtse opgaven
Een belangrijk instrument dat we hiervoor gebruiken is onze strategische personeelsplanning (SPP). Het SPP brengt in kaart hoe het gewenste personeelsbestand er over enkele jaren uitziet, zowel kwantitatief (waar vindt groei of krimp plaats en in welke functies/schaalniveaus) als kwalitatief (welke competenties moeten werknemers ontwikkelen om hun duurzame inzetbaarheid te waarborgen). In 2021 werken we de toepassing van onze SPP-methodiek verder uit zodat deze het goede gesprek tussen medewerkers en leidinggevenden optimaal kan faciliteren en zodat het goed aansluit bij de implementatie van het nieuwe HR-systeem dat in 2021 werkzaam moet zijn.

Het faciliteren van een gezonde werkomgeving waar medewerkers het beste uit zichzelf halen
Dit doen we onder andere door het benodigde talent aan ons te binden en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers centraal te stellen. Hiervoor zorgen we ook voor een passende werkomgeving en huisvesting, waarbij we de veranderende werkelijkheid in een visie op ‘Het nieuwe werken 3.0’ (zie kopje hierboven) vastleggen en gaan uitwerken. Op het vlak van duurzame inzetbaarheid zetten we in 2021 de ingezette lijn voort op de thema’s die in 2019 en 2020 een impuls hebben gekregen:

• We implementeren het geactualiseerde arbobeleid.
• We voeren preventief medische onderzoeken uit.
• We zetten pensioenambassadeurs in.
• We professionaliseren het netwerk preventiemedewerkers.
• We implementeren de vastgestelde plannen van aanpak Verzuimbegeleiding en –preventie.
• We implementeren het vastgestelde plan van aanpak Agressie en Geweld

Daarnaast blijven we investeren, zeker gezien het werken op afstand door corona een vlucht heeft genomen, in het vergroten van het bewustzijn bij medewerkers over duurzame inzetbaarheid. Dat doen we bijvoorbeeld in te zetten op de juiste begeleiding en ondersteuning van medewerkers en leidinggevenden, de inzet van (nieuwe) trainingen, loopbaanbegeleiding en het organiseren van activiteiten (de dag van de mantelzorg, meester in je werk-week, stoptober).

Duurzame inzetbaarheid sluit aan bij de aandacht die we vanuit bedrijfsvoering hebben voor de Weerbare Organisatie; het creëren en behouden van een veilige werkomgeving, waarmee we voorkomen dat oneigenlijke druk invloed heeft op ons werk. Hierin verbinden we de aanpak agressie en geweld met ons integriteitsbeleid. Een aantal onderwerpen waarop we de afgelopen jaren flink hebben geïnvesteerd, en blijvend op in zetten, zijn het werken aan bewustwording op deze thema’s, het zorgen voor duidelijke kaders en het zorgvuldig en serieus omgaan met signalen van vermeende integriteitschendingen en incidenten van agressie en geweld. Gemene deler bij deze investeringen is dat er gemeentebreed aan instrumenten en kaders is gewerkt. De implementatie hiervan zal in 2021 verder gestalte gaan krijgen binnen de verschillende organisatieonderdelen. Concreet geldt dat bijvoorbeeld voor de ambtelijke gedragscode die in 2020 is verschenen.

Opgavegericht werken als leidend organisatieprincipe
Wij zorgen met elkaar dat opgavegericht werken als leidend organisatieprincipe wordt (h)erkend wordt en ernaar wordt gehandeld. De doorontwikkeling van Utrecht Centraal zal voor 2021 hierin een belangrijk speerpunt zijn. Zo zetten we in 2021 in op het doorleven van de sturingsfilosofie van de bedrijfsvoering voor onze medewerkers.

Versterking Control
Zoals aangegeven bij de sturingsmechanismen is één van de keerzijden van de lichte en kleine overhead zoals nu ingericht, dat control onvoldoende stevig is ingericht ten opzichte van wat de ontwikkeling van de stad en de organisatie van control vraagt.
In 2020 is een nieuwe visie op control opgesteld. De kern van deze visie is dat we control gemeentebreed verder professionaliseren door zowel centraal (concerncontrol) als decentraal (businesscontrol) de focus van control expliciet verbreden naar de strategische doelstellingen (doen we de goede dingen) en de brede bedrijfsvoering (niet alleen financieel) en dit vanuit een gemeentebrede blik. Om dit te kunnen realiseren zijn in deze begroting structureel extra middelen vrijgemaakt om concerncontrol te versterken. Daarnaast is in 2020 de rol van concernmanager financiën en control gesplitst in twee functies: de concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken en de concerncontroller. Hierdoor is de versterking van het systeem van control met concerncontrol, business control en project control steviger verankerd. In 2021 ligt de focus in het verder tot uitvoering brengen van de visie met een uitbreiding van de formatie. Specifieke aandachtspunten voor 2021 zijn ook de professionalisering van risicomanagement en control op grote en risicovolle projecten en dossiers.

Digitale Stad
Digitalisering speelt in nagenoeg al onze maatschappelijke opgaven een rol. Het gaat hier bijvoorbeeld om nieuwe datagedreven arrangementen tussen vraag en aanbod bij de energietransitie; slimme mobiliteit; het in kaart brengen van de digitale mogelijkheden die de vervanging van onze lichtmasten biedt. Om maximaal gebruik te kunnen maken van deze kansen is de Visie digitale stad 2020-2024 opgesteld om via digitalisering bij te dragen aan een gezonde leefomgeving voor iedereen.

De visie schets langs vijf sporen het fundament om digitalisering effectief en efficiënt vorm te kunnen geven. De principes van common ground zijn hierbij belangrijke uitgangspunten:

• Onderzoek en innovatie;
• Ontwikkeling van nieuwe digitale kennis en vaardigheden;
• Realiseren van een toekomstbestendige digitale interne- en externe infrastructuur;
• Digitale weerbaarheid van burgers en organisaties;
• Grondrechten en ethiek in de digitale tijd.

In 2021 heeft het ondersteunen van de programma’s Digitaal Stelsel Omgevingswet (Zie Programma’s > ruimtelijke ontwikkeling, Wonen en Erfgoed > Strategische bedrijfsvoeringsagenda > 1.1 Herontwikkeling van de fysieke leefomgeving draagt bij aan gezond stedelijk leven (GLS) voor iedereen > wat gaan we daarvoor doen? > P1.1.1 Het opstellen van ruimtelijke kaders (RSU, omgevingsvisie (deelgebied), stedenbouwkundige plannen, bouwenveloppen, SPvE's en bestemmings- en omgevingsplannen ontwikkeling), Wigo4IT (Zie Paragraaf > verbonden partijen > vennootschappen en coöperaties > coöperatieve vereniging Wigo4it) en vervanging van de HR-systemen prioriteit. Voor de inhoud hiervan verwijzen we naar de begrotingsteksten van de betreffende programma’s. Naast deze projecten houden we zicht op alle digitaliseringsinitiatieven van de gemeente, bewaken voortgang en herijken ten minste drie keer per jaar de prioriteiten.
Naast het ondersteunen van specifieke opgaven werken we vanuit Digitale stad aan een generiek ICT-fundament. De belangrijkste prioriteiten in 2021 staan hieronder benoemd.

Klantgericht werken in ketens (organisatieontwikkelprogramma KiK)
We willen onze dienstverlening als gemeente verbeteren door intern beter in de keten samen te werken, en naar de klant toe als één organisatie naar buiten te treden. Het programma Kik zorgt voor de technologische en procesmatige basis hiervoor.
In 2021 introduceren we de rol van ketenregisseur om de samenwerking in processen te verbeteren. We nemen nieuw ontwikkelde technologie in productie en gaan de eerste processen in deze nieuwe werkwijze operationaliseren.

De Dataopgave
De Dataopgave is het programma dat zich richt op snel, eenduidig en automatisch ontsluiten van data, geodata en informatie voor een goed verloop van onze dienstverlening. In 2021 maken we data beter vindbaar en inzetbaar door de data op te nemen in een datacatalogus en op een generieke manier (API) te ontsluiten. We implementeren organisatiebreed nieuwe visualisatiesoftware. We richten vakgroepen in om datakennis en -vaardigheden te vergroten.

Cloud transitie
De gemeente wil waar mogelijk gebruik maken van oplossingen in de Cloud om IT flexibel en schaalbaar, maar ook betrouwbaar, beschikbaar, voorspelbaar en marktconform geprijsd te kunnen leveren. Belangrijke aandachtspunten voor de organisatie zijn de verschuiving naar een regierol en het beschikbaar houden van de data (zie hierover ook de alinea over Dataopgave).
In 2021 wordt het netwerk voorbereid op afbouw van één van de twee gemeentelijke datacentra.

Programma Gegevensbescherming
Dit programma heeft als doelstellingen om onze digitale infrastructuur op een verantwoorde en transparante manier te beschermen en de privacy van burgers en medewerkers te allen tijde goed te borgen. In 2021 implementeren we een gegevensbescherming managementsysteem in lijn met bevindingen uit de ENSIA en Interim audits van 2020. Nieuw beleid voor Data protection impact assessments (DPIA’s) en software updates treedt in werking. We implementeren 24/7 monitoring van onze informatieverwerkende omgevingen.

Uthiek
Vanuit het programma Digitale Stad voeren we Uthiek (Utrechtse ethiek) assessments uit bij digitaliseringstrajecten. Met Uthiek willen we uitlegbare en weloverwogen keuzes maken als het op digitalisering aankomt. In 2021 verbreden we de aanpak door 50 Uthiek Assessments uit te voeren (verdubbeling van 2020) en Utrechtse medewerkers op te leiden in de methodiek. We verdiepen door een externe partij een audit te laten doen op de aanpak en te experimenteren met vertegenwoordiging uit de stad bij de assessments.

Strategische personeelsplanning op digitale competenties
Nieuwe digitaliseringskennis en –vaardigheden moeten ook beschikbaar zijn voor onze eigen medewerkers. In 2021 starten we met de integratie van het Digital Competence Framework in onze strategische personeelsplanning (SPP) processen.

Communicatie en marketing van de stad
Utrecht is een stad waarin gezondheid en leefbaarheid voorop staan. Het is belangrijk om de herkenbaarheid en zichtbaarheid van onze strategie Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen te vergroten. Dat doen we door de verhalen die we vertellen, de woorden en beelden die we gebruiken, en hoe we ontwikkelen en innoveren. Het laat zien wie we als gemeente zijn. Het maakt ons herkenbaar, geloofwaardig en het wekt vertrouwen. Daarbij zien we voor het jaar 2021 een aantal belangrijke uitdagingen:

• We werken aan een kader met randvoorwaarden en richtlijnen voor een effectieve en efficiënte inzet van gebiedscommunicatie, gebiedsmarketing en gebiedsparticipatie. De communicatieve uitdaging vanuit de ontwikkeling van de stad gaat niet alleen over het daadwerkelijk bouwen aan een betere stad, gebied, wijk of buurt, maar ook over het duiden van nut en noodzaak en de samenhang laten zien vanuit de verschillende thema’s en gebieden. Het kader wordt naar verwachting eind 2020 vastgesteld in het college zodat er in 2021 mee gewerkt kan worden.
• In samenwerking met Utrecht Marketing zorgen we voor een herkenbaar profiel van de stad dat wordt gebruikt in citymarketing, lobby, handelsmissies en beursdeelnames en specifiek bij cultuurparticipatie voor o.a. bewoners. Zodat we die bewoners, bezoekers, bedrijven en talenten aantrekken die bij ons passen. Daarbij houden we rekening met wat in deze periode rondom corona kan en mag, en benutten we ook de kansen die deze periode biedt.
• In 2020 en 2021 versterken we onze monitoring- en analysefunctie. Het bestuur en de ambtelijke organisatie hebben een groeiende behoefte aan scherpe online analyses van wat er in de maatschappij en stad speelt. Deze analyses helpen bij het ontwikkelen van passend beleid of worden gebruikt om dit beleid te toetsen en bij te sturen. De Newsroom030 haalt deze signalen van buiten op en adviseert over passende acties.

Communicatie en Corona
Crisiscommunicatie over corona is tegenwoordig een belangrijk onderdeel van het werk van de gemeentelijke organisatie. Met als doel om mensen, bedrijven, instellingen en bezoekers in de stad te informeren over het goed naleven van de maatregelen, maar ook te ondersteunen bij de maatschappelijke en financiële uitdagingen die de crisis met zich meebrengt. Zo is het bestrijden van deze pandemie een gezamenlijke uitdaging. We vertalen landelijke content naar de Utrechtse situatie, communiceren zoveel mogelijk doelgroepgericht en werken met vele partijen en netwerken in de stad samen om boodschappen te versterken.

Adviseren en richting geven vanuit doelstellingen
Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen is de inhoudelijke koers van de stad. De koers helpt de gemeentelijke organisatie in de integrale advisering over de opgaven. Onderdeel van de beweging focus op geld naar focus op inhoud, is ook dat we zowel breder in onze bedrijfsprocessen als bij de (bestuurlijke) advisering de inhoud centraal stellen. Daarvoor gaan we in 2021 verder met het moderniseren van de P&C cyclus en waardegedreven sturen in de programma’s. We stimuleren medewerkers bij opgavegericht werken door andere mogelijkheden te verruimen, netwerken te verbinden en initiatiefkracht te versterken. Daarnaast gaan we door met de leergang integraal adviseren.