De maatschappelijke opgaven van de stad zijn leidend voor onze organisatie. Ze bepalen met welke partners, inwoners en andere overheden we samenwerken. De bedrijfsvoering ondersteunt het opgavegericht werken. We brengen systemen en werkprocessen in lijn met wat we in de stad willen bereiken en investeren in nieuwe vaardigheden en competenties van medewerkers. Waar mogelijk benutten we (technologische) ontwikkelingen om in te spelen op maatschappelijke vraagstukken die spelen in de stad. Daarnaast ondersteunen wij de organisatie bij de strategische en communicatieve opgaves van stad en bestuur.
Het doel van de bedrijfsvoering is om het primaire proces optimaal te ondersteunen in het uitvoeren van haar opgaven van de stad. In 2019 is het meerjarige programma ‘Versterking Bedrijfsvoering’ gestart. Dit programma heeft als doel om capaciteit, inzet en sturing makkelijker en flexibeler rond de opgaven te organiseren. Om dit te bereiken, zet het programma in op de volgende beweging:
- Van blik op aparte organisatieonderdelen naar het zicht op het geheel.
- Van zicht op doelmatigheid naar zicht op doeltreffendheid.
- Van reactieve naar proactieve dienstverlening.
- Van produceren van Planning & Control producten als doel op zich, naar continu weten, analyseren en handelen.
- Van focus op geld naar focus op inhoud.
Om hier te komen zijn er sturingsmechanismen nodig. Deze sturingsmechanismen dragen ieder bij aan deze vijf bewegingen. Onderstaande sturingsmechanismen zijn een middel om een versnelling aan het brengen in deze vijf bewegingen. Er zijn drie belangrijke sturingsmechanismen, namelijk:
- Overheadsystematiek
- Permanent prioriteren
- Strategische bedrijfsvoeringsagenda
Van groot belang hierbij is dat onze medewerkers deze sturingsmechanismen kennen en daarmee goed weten wat de prioriteiten zijn. Hieronder worden de sturingsmechanismen toegelicht.
Overheadsystematiek
‘Best in class’ zijn en blijven
Sinds de reorganisatie in 2013 is steeds gestreefd naar een bedrijfsvoering die ‘best in class’ is: een zo klein mogelijke overhead. Dat blijkt ook uit landelijke vergelijkingen, zoals ‘Vensters voor Bedrijfsvoering’, waarin Utrecht steevast op dit punt ‘goed’ scoort. Maar we zien ook de keerzijde, zoals bijvoorbeeld control dat onvoldoende stevig is ingericht. Of dat we tegenvallers, zoals een duurdere ARBO-aanbesteding, niet op kunnen vangen. Dergelijke ontwikkelingen leiden bij de integrale afweging steeds tot knelpunten, omdat ze niet binnen de beschikbare budgetten kunnen worden opgevangen. De wens is om de bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk in te richten met hierbij als voorwaarde om maximaal ondersteunend te zijn.
Nieuwe overheadsystematiek
De organisatie heeft behoefte aan een lichte, betrouwbare en wendbare bedrijfsvoering. Een bedrijfsvoering die qua omvang en werkzaamheden meebeweegt met de organisatie.
Afgelopen jaar is onderzocht hoe dit het best kan worden georganiseerd. Gekozen is voor een systematiek 1) waarvan de omvang van de overhead is genormeerd, 2) die optimaal kan meebewegen met de groei en krimp van de organisatie en 3) die helderheid biedt in de hoeveelheid middelen die beschikbaar zijn voor de bedrijfsvoering.
We hanteren daarvoor een overhead die 25,7% bedraagt van de totale apparaatslasten. Daarmee blijft Utrecht een kleinere overhead houden dan het landelijke gemiddelde, het G4-gemiddelde en het G10-gemiddelde.
De bestaande knelpunten (zie het hoofdstuk financieel beeld voor een toelichting) hebben geleid tot een toename van de overheadnorm van 24,2% in de begroting 2020 naar 25,7% in deze begroting. Het slim toepassen van het (digitale) werken vanuit huis en de behoefte aan werklocaties (kantoorruimte), als gevolg van en ook na de coronacrisis, zijn we verder aan het onderzoeken. Deze nieuwe manier van werken en de baten en lasten die daarmee samenhangen zijn voorlopig buiten de scope van de norm van 25,7%.
Binnen de norm van 25,7% vangen we in eerste instantie ook nieuwe knelpunten op. Een combinatie van factoren kan, maar alleen in uitzonderlijke situaties, leiden die tot het aanpassen van de norm. Redenen kunnen zijn:
- Als de onderliggende indicatoren uit Vensters voor Bedrijfsvoering en de Programmabegroting daartoe aanleiding geven.
- Als er (wettelijk) significant andere kwalitatieve eisen worden gesteld aan de overheadfuncties.
- Als er een significante verschuiving plaatsvindt tussen het primaire proces en de overheadfuncties, bijvoorbeeld bij innovaties waarbij besparingen in het primaire proces (fte’s) kunnen worden gerealiseerd door investeringen in het ondersteunende proces (ICT-middelen). Deze worden met een afzonderlijke businesscase te worden onderbouwd.
- Als er buitensporige omstandigheden zijn.
Permanent Prioriteren: continue afweging binnen overhead
Binnen bovenstaande kaders kunnen op ieder moment afwegingen gemaakt worden waar de bedrijfsvoering zich op richt, zodat de bedrijfsvoering maximaal bijdraagt aan de (veranderende) maatschappelijke opgaven in de stad.
Waar nodig vinden besparingen plaats om ruimte te creëren om nieuwe werkzaamheden, die de maatschappelijke opgaven vragen, uit te kunnen voeren. We noemen dit Permanent Prioriteren. Periodiek worden nieuwe behoeften integraal afgewogen tegen eerder gemaakte keuzes.
Strategische bedrijfsvoeringsagenda
Om een goed overzicht te hebben en houden, maken we gebruik van een strategische bedrijfsvoeringsagenda. Hierin staan verschillende projecten vermeld die aansluiten bij het doel van de bedrijfsvoering (primaire proces optimaal ondersteunen in het uitvoeren van haar opgaven van de stad). De prioriteiten voor 2021 volgen uit de gezamenlijke strategische bedrijfsvoeringsagenda waarmee we prioriteren, aansturen en bijsturen. De thema’s hieruit zijn:
- Werken 3.0
- Interne verrekeningen
- Versterking Mens & Organisatie
- Versterking Control
- Digitale stad
- Marketing en communicatie
- Adviseren en richting geven vanuit doelstellingen
Met deze bedrijfsvoeringsagenda zet de gemeente Utrecht ook in op een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Hierin hebben we een voorbeeldfunctie voor organisatie binnen en buiten de stad. We vinden het belangrijk om onze bedrijfsvoering in te richten met oog voor mens en maatschappij.
Dat doen we niet alleen door middel van ons inkoopbeleid, maar dat zie je ook terug in de wijze waarop we ons personeelsbestand samenstellen: diversiteit en inclusie zijn hierin belangrijke sleutelwoorden. Daarnaast kijken we naar een evenwichtige balans tussen interne en externe capaciteit. Thema’s die hier in 2021 onder vallen zijn:
- Doelmatig inkopen en maatschappelijke doelstellingen
- Naar een meer diverse en inclusieve organisatie
- Evenwichtige balans tussen interne en externe capaciteit
Op de volgende pagina's wordt eerst ingegaan op de thema's die onder de strategische bedrijfsvoering vallen. Daarna zullen de thema's omtrent een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering worden besproken. Deze paragraaf bedrijfsvoering eindigt met de kwantitatieve indicatoren op status en voortgang.